会社に来なくなった社員への対応方法｜給料の支払いについても解説

「社員の無断欠勤が続いているのだけど、連絡も取れなくて困っている」

「連絡が取れない場合、退職の扱いはどうしたらいい？」

人事労務担当者の方で、このような悩みを抱えていませんか？

自己管理不足、精神疾患、不測の事態などさまざまな理由で、突然社員が会社に来なくなるというケースは、実は珍しくありません。

無断欠勤の社員に対して、雇用継続か退職かを迅速に決定したいと考える担当者の方は多いと思います。

しかし、このような場合の対応を誤ると、後に法的な問題につながる恐れがあるので、慎重な対応が必要です。

そこで今回は、会社に来なくなった社員への適切な対応を解説していきます。

社員の無断欠勤を防ぐ方法も解説しているので、ぜひ最後までご覧ください。

会社に来なくなった社員への対応

社員が突然会社に来なくなった場合、次の流れで対応しましょう。

順に解説していきます。

①社員本人に連絡する

社員が突然会社に来なくなった場合、会社はまず社員本人に連絡を取ることが最優先です。

社員が無断で欠勤する場合、それには何らかの理由があることが珍しくありません。

たとえば、急病や事故、家庭の事情など、社員本人がコントロールできない状況かもしれません。

労働契約法第5条では、使用者の労働者に対する安全配慮義務が明文化されています。

同条は、何か特定の措置を定めているわけではありません。

ですが、危険な機械や作業、有害物質などへの対策だけでなく、ハラスメントやメンタルヘルス対策なども、使用者の安全配慮義務に当然含まれると解されています。

さらに、会社に来なくなった社員を放置することは、企業秩序の維持という面でも望ましくありません。

社員が突然会社に来なくなった場合は、すぐに連絡を取って、心配していることを伝えるとともに、欠勤の理由を確認するようにしましょう。

また、万が一トラブルとなる場合に備えて、次の内容を正確に記録しておきましょう。

いざというときには、タイムカードや雇用契約書などが重要な証拠となりますので、日頃から整備しておくことが何よりも大事です。

②家族などに連絡する

本人に連絡がつかない場合は、家族などに連絡を取りましょう。

理由によっては、社員本人が連絡できないことがあります。

その場合、会社が家族などに連絡を取ることで、社員の安否を把握できる可能性があります。

③自宅に訪問する

電話やメールでの連絡も取れない場合、上司や人事担当者が自宅を訪問することを検討しましょう。

社員が事故や急病などで動けない状態の可能性があるため、自宅訪問は社員の安否を確認する有効な対応策になります。

不在の場合は、玄関やポストなどにメモを残しておくと、社員に訪問したことが伝わります。

緊急事態であれば、管理会社や大家さんへの連絡も考慮しましょう。

ただし、自宅訪問はプライバシーの侵害につながるリスクもあるため、実行する場合は十分な注意が必要です。

④書面を郵送する

他の連絡手段での応答がない場合は、書面を郵送します。

書面では、次のような内容を記載しましょう。

ただし、退職または解雇の取扱いについては就業規則が大きく関わります。

書面を郵送する前に、就業規則に根拠となる規定が定められているかどうかを確認することが大切です。

また、郵送する際は内容証明や特定記録郵便を使用して、相手に書面が届いたかどうかを確認するようにしてください。

あわせて、書面の控えは必ず残しておきましょう。

⑤連絡が取れた場合：無断欠勤した理由を確認して対応する

社員と連絡がついた場合、まずは無断欠勤していた理由を確認しましょう。

理由によっては会社側の対応も異なってくるので、しっかりと話を聞くことが大切です。

うつ病などの精神疾患を抱えている

うつ病などの精神疾患は、日常生活に大きな影響を与え、連絡ができないほどの症状を引き起こすことがあります。

この場合には、治療に専念できるように、診断書などを提出してもらい、傷病手当金の申請や休職制度の利用などを促してみてはいかがでしょうか。

なお、うつ病などの原因が職場環境に起因する場合、無断欠勤を理由とする解雇は、不当解雇となるおそれがあるので、慎重な判断が求められます。

ハラスメントを受けている

職場でのハラスメントは、社員の心理的ストレスを大きくし、職場への出勤を困難にすることがあります。

調査した結果、ハラスメントが実際に行われていた場合は、欠勤はやむを得ないものと判断し、問題の解決に取り組みましょう。

逆に、ハラスメントの事実が確認されなかった場合は、出勤命令などの対応が必要です。

自己管理不足で寝坊をした

社員が無断欠勤する理由として、寝坊や二日酔いなどの自己管理不足も考えられます。

この場合、会社は企業秩序の維持のため、就業規則の定めに基づいて、速やかに出勤要請をして社員に注意しましょう。

何度も繰り返される場合には、より厳しい措置を取ることを考慮する必要があります。

ただし、寝坊が体調不良やメンタルヘルスの問題に関係するケースもあるため、その点について注意深く確認することも大切です。

事故や急病など緊急事態が起きた

事故や急病により、社員がすぐに連絡を取れない状況に陥ることがあります。

たとえば、交通事故に遭った場合や、急病で意識不明になった場合などです。

特に一人暮らしの社員や、事故時に周囲に誰もいない状況では、連絡をすることはできません。

このような場合は、家族や警察などから連絡があって初めてわかることも少なくなく、会社としてどのようなサポートが可能か検討することになります。

傷病手当金や休職制度の利用のほか、状況によっては労災手続きなどの対応も必要になります。

逮捕された

社員が突然会社に来なくなり、連絡が取れない場合、逮捕されている可能性も考えられます。

逮捕された社員は、自分で会社に連絡することはできません。

本人の家族や弁護士からの連絡、もしくは身元引受人として上司が指名されている場合は、警察署から連絡が入ることがあります。

一般的に、多くの会社の就業規則では、犯罪行為が懲戒解雇の事由となっていますが、逮捕されたという事実だけでは、直ちに懲戒解雇を行うことは難しいとされています。

しかしながら、行為が悪質な場合や反省の色が見られず、何らかの処分をしなければ企業秩序が保てない場合や、処分しなかったことで会社の社会的評価を毀損する場合などには、懲戒解雇が認められるケースもあります。

そのため、担当者の方は個々のケースに応じて慎重に対応しましょう。

⑥連絡が来ない場合：自然退職の手続きを行う

社員が無断欠勤を続けて連絡が取れない場合、会社は就業規則に基づいて自然退職の手続きを進めることになります。

自然退職とは、ある一定の条件に該当した場合、社員に退職の意思があるかどうかに関わらず、当然に労働契約を終了させるというものです。

無断欠勤の場合、少なくとも以下の条件を満たしている必要があります。

また、解雇はハードルが高く、法的トラブルも起こりやすいため、解雇よりも自然退職のほうが穏便な解決方法といえるでしょう。

会社に来なくなった社員にも労働分の給料を支払う義務がある

会社には、無断欠勤した社員にも働いた分の給料や残業代を支払う義務があります。

ただし「ノーワーク・ノーペイの原則」に基づき、無断欠勤した分の給料は支払う必要はありません。

また、例外として、無断欠勤が会社に想定外の損害を与えた場合、給料の減額が可能な場合もありますが、基本的には働いた分の給料は支払わなければなりません。

社員の無断欠勤を防ぐ2つの方法

社員が会社に来なくなる事態を防ぐには、次の対策があります。

それぞれ解説していきます。

就業規則を見直して周知する

社員が無断欠勤する事態を防ぐには、就業規則の見直しと周知が重要です。

就業規則に、無断欠勤に対する懲戒処分を明確に記載することで、社員に対して抑止効果が期待できます。

また、就業規則の内容を定期的に確認し、必要に応じて更新することも大切です。

その際は、弁護士や社会保険労務士などの専門家のアドバイスを受けながら進めると、より効果的な規則になります。

職場環境を改善する

職場環境の改善に取り組むことも大切です。

パワハラやセクハラなどのハラスメント、過酷な残業などが無断欠勤の原因となることがあります。

このような状況では、社員の健康や心理的な負担が増大し、結果として職場から離れてしまう可能性が高くなります。

そのため、会社は下記の対応策を講じるなどして、安全で快適な職場環境の整備に努める必要があります。

職場環境の改善は、社員の満足度を高め、会社全体の生産性の向上にもつながるため、経営戦略の一環として検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ｜適切な方法で会社に来なくなった社員に対応しよう

それでは最後に、会社に来なくなった社員への対応方法をおさらいしましょう。

社員が前触れもなく無断欠勤をするようになったら、担当者の方も戸惑うかもしれません。

ですが、まずは落ち着いて本人に連絡を取り、社員の現状を確認してください。

そして、どんな方法を試しても連絡がつかず、会社に来ない場合は、自然退職を検討する必要があります。

適切に対応すれば、社員とトラブルに発展することなく解決できるので、ぜひ本記事を参考にしてください。

また、対応が不安だという場合は、人事労務のプロである社会保険労務士に、一度ご相談なさることをおすすめします。