初めてでも大丈夫！給与明細の作成方法と作成の流れを10ステップで解説

「給与明細ってなにを記載すればいいの？」

「スムーズに給与明細を作成できるようになりたい」

「給与明細を作成する上で必要なものってある？」

人事労務担当者の方で、このような悩みを抱えていませんか？

給与明細の作成は重要な仕事のひとつであり、一方で煩雑な作業でもあります。

はじめて自分で給与明細を作成することになり、間違いなく作成できるか不安に思う人事労務担当者の方もいるのではないでしょうか？

そこで今回は、給与明細の作成について次の内容を解説します。

この記事を読むと、はじめてでもスムーズに給与明細を作成できるようになるので、ぜひ最後までご覧ください。

給与明細に記載する4つの項目

給与明細を作成する際には、次の4つの項目を記載します。

それぞれどのような項目か、項目の内容を説明していきます。

①勤怠項目

出勤日数、労働時間、残業時間などの勤怠状況の詳細を示す項目です。

これにより、労働者がどれだけ働いたかが分かります。

②支給項目

基本給、残業代、手当など、労働者に支払われる全ての項目を明記します。

③控除項目

社会保険料、所得税、住民税など、給与から差し引かれる項目を示します。

これにより、控除前の総支給額から実際に手元に残る金額が、どれだけになるかが明確になります。

④差引支給額項目

支給項目から控除項目を差し引いた、最終的な支給額を表示します。

これが実際に従業員が受け取る金額となります。

給与明細の作成に必要な6つの書類

給与明細の作成には、主に次の書類が必要です。

それぞれどの項目に必要なのか、どのような書類なのかを解説していきます。

①勤怠情報を記録したもの

これらは、勤怠項目を記入するための書類です。

正確な出勤日数や残業時間を把握するために、従業員の勤怠情報を記録したものが必要になります。

具体的には、出勤簿やタイムカードなどです。

②健康保険・厚生年金保険被保険者標準報酬決定通知書

保険料の計算基礎となる被保険者の標準報酬額を示している書類です。

事業主が4月〜6月の給料を基に提出した届書に基づいて、7月以降に日本年金機構から送付され、9月分保険料から適用されます。

③健康保険と厚生年金保険の保険料額表

健康保険料と厚生年金保険料を計算するための基準表です。

それぞれ次のサイトで確認できますが、必ず最新のものを使用してください。

④雇用保険料率表

雇用保険料を計算するための表です。

厚生労働省や労働局のサイトで確認できます。

こちらも最新のもので確認してください。

⑤源泉徴収税額表

これは、給与から差し引かれる所得税額を計算するための基準表です。

国税庁のサイトで確認できますが、必ず最新のもので確認してください。

⑥住民税課税決定通知書

住民税の計算に必要な情報が記載されている通知書です。

毎年5月頃に自治体から送付され、1年分の住民税が記載されています。

給与明細の作成手順を10ステップで解説

ここからは、給与明細の作成手順を説明していきます。

効率的に給与明細を作成する2つの方法

効率的に給与明細を作成するためには、次の方法が有効です。

それぞれの方法を解説します。

方法①：給与計算ソフトウェアの導入

給与明細の作成は、時間と労力を要する作業です。

また、誤りがあると労働者に不利益を与え、法的な問題を引き起こす可能性があります。

給与計算ソフトウェアは、これらの作業を自動化し、手作業で行うよりも高速で正確に給与明細を作成することができます。

方法②：社会保険労務士へ委託

給与計算の専門知識を持つ社会保険労務士に委託することで、法律の変更にも柔軟に対応でき、企業自身が行うよりも効率的に給与明細を作成できます。

飯田橋事務所も給与計算の業務を承っているので、興味がある方はお問い合わせください。

企業が給与明細を作成する2つの理由

企業が給与明細を作成する理由は、主に2つあります。

それぞれの理由を解説します。

理由①：法律上の義務であるから

法律に基づき、企業は労働者の給与の詳細を記載した明細書を作成・提出する義務があります。（所得税法第231条第1項）

これに違反した場合、1年以下の懲役又は50万円以下の罰金に処されます。

理由②：収入証明書類として必要だから

従業員個々の生活においても、給与明細は重要な役割を果たします。

住宅ローンの申請、子供の進学費用の補助申請など、経済活動を行う上で、収入を証明するための重要な書類となります。

給与明細は手書きで作成することも可能

給与明細を手書きで作成することは、法的に認められています。

しかし、手書きの給与明細は作成に時間がかかり、また人為的なミスが起こりやすいというデメリットがあります。

また、保管や検索も不便です。

一方、デジタルツールを使用すると、自動計算機能により計算ミスを防ぐことができ、作成や保管も効率的に行うことができます。

そのため、効率性や正確性、保管の便利さを考慮すると、手書きよりもデジタルツールを使用した方が好ましいです。

アルバイトにも給与明細を提供する必要がある

正社員だけでなく、アルバイトにも給与明細の提供は必要です。

先ほども触れたように、所得税法では労働者に対する給与の支払について「その明細を記載した書面」を交付することが義務付けられています。

これは、フルタイムの正社員だけでなく、アルバイトやパートタイムの労働者に対しても適用されます。

そのため、アルバイトにも給与明細は必ず作成・交付してください。

まとめ｜流れを覚えれば給与明細の作成はスムーズになる

いかがでしたか？

この記事で、少しでも給与明細の作成に対する不安を拭えることができたら幸いです。

ご紹介した内容を参考にして、給与明細の作成を適切に行いましょう。

もしご不明な点などがありましたら、お気軽に飯田橋事務所にお問い合わせください。